وظایف اداره امور اداری و پشتیبانی
شرح وظایف
- انجام امور طبقه‌بندی مشاغل، ارزیابی عملکرد و ارتقای رتبه کارمندان غیرهیأت علمی.
- انجام امور کارگزینی کارکنان پژوهشکده از قبیل: تشکیل و تکمیل پرونده، ترفیع، اصلاح، تغییر و ایجاد پستهای سازمانی، تغییرات طرح مسیر ارتقای شغلی، تبدیل وضعیت، نقل و انتقال، اجرای طرحهای طبقه بندی مشاغل، ارتقای گروه، کنترل کارکرد (مرخصی، حضور و غیاب) کارکنان و غیره در چارچوب ضوابط، مقررات و براساس دستورالعمل های صادره و پیگیری موارد فوق تا رسیدن به نتیجه.
- انجام کلیه امور حقوقی پژوهشکده.
- نظارت، اعمال و اجرای ارزشیابی عملکرد سالانه کارکنان.
- صدور احکام افزایش حقوق، انتصاب، انتقال، ترفیع، ارتقاء، افزایش و کسر افراد تحت تکفل و ... کارکنان براساس ضوابط مصوب.
- صدور احکام مأموریت و مرخصی های مستخدمین بر اساس قوانین و مقررات مربوطه.
- صدور احکام مسئولیتی کارکنان بر اساس ضوابط مصوب.
- اعمال و نظارت بر اجرای آیین نامه‌ها، ضوابط و مقررات.
- انجام اقدامات لازم جهت جذب و تأمین نیروی انسانی در چارچوب مجوزهای صادره.
- جمع آوری، طبقه‌بندی، تجزیه و تحلیل آمار و اطلاعات پرسنلی کلیه کارکنان شاغل.
- تهیه و تنظیم لیست حقوق و دستمزد.
- انجام اقدام لازم جهت ارزشیابی دوره ای کارکنان.
- پیگیری آیین‌نامه‌های اجرایی قوانین مرتبط با حقوق و مزایای پرسنلی همکاران.
- شرکت در جلسات کارگروه‌های مناطق، هیأت اجرایی نیروی انسانی و کارگروه‌های مربوطه.
- تهیه گزارشات و آمارهای مورد نیاز.
- بایگانی و نگهداری کلیه مکاتبات، اسناد و مدارک کارکنان در پرونده‌های پرسنلی.
- اجرای قوانین و مقررات و آیین‌نامه‌های استخدامی.
- رسیدگی به مقررات انضباطی کارکنان و اجرای قوانین مربوطه.
- برنامه‌ریزی، تأمین و تجهیز نیروی انسانی.
- تهیه، تدوین، پیشنهاد و اجرای مقررات لازم نیروی انسانی.
- تهیه مهمانسرا جهت اسکان مأمورین و همکاران و خانواده آنان در مهمانسراهای استان‌ها.
- انجام امور مربوط به رفاه (بیمه و خدمات درمانی، وام، امور ورزشی و غیره) تمدید و تعویض دفاتر خدمات درمانی و تأمین اجتماعی کارکنان.
- انجام اقدامات لازم در خصوص امور بیمه‌ای کارکنان از طریق انعقاد قراردادهای تکمیلی (درمان، عمر، حوادث) و پیگیری از طریق واحدهای ذیربط.
- دریافت اسناد و مدارک پزشکی از پرسنل و ارائه آنها به شرکتهای بیمه تکمیلی به منظور پرداخت هزینه های پزشکی.
- پیگیری دریافت وام از بانک‌ها شامل تهیه، تنظیم و تکمیل پرونده های دریافت وام کارکنان و ارائه به بانک و پیگیری تا دریافت وام همکاران.
- پیگیری امور مربوط به تکمیل سوابق و بازنشستگی کارکنان.
- انجام کلیه امور مربوط به ثبت، تحریر، ارجاع مراسلات، تکثیر، اندیکس و بایگانی نامههای وارده و صادره.
- برنامه ریزی، نظارت و انجام اقدامات لازم درخصوص حفظ، نگهداری، نظافت ساختمانهای اداری و محوطه.
- انجام امور فضاسازی محوطه از قبیل گلکاری، چمن کاری، آبیاری، هرس کاری و غیره.
- همکاری در خصوص برگزاری گردهمایی‌ها، جلسات، مراسم و سایر تشریفات.
- تهیه کالا و لوازم مورد نیاز کارکنان طبق درخواست و پس از تأیید توسط مسئولین ذیربط.
- اداره امور تلفنخانه پژوهشکده.
- تهیه و تأمین سوخت سیستم سرمایش و گرمایش مرکزی و انجام امور مربوطه.
- انجام امور مربوط به چاپ اوراق اداری مورد نیاز پژوهشکده.
- تهیه بلیط مسافرت و مأموریت‌های داخلی و خارجی کارکنان برابر دستورات صادره.
- ارسال و مراسلات کلیه مکاتبات پژوهشکده به صورت دستی، پستی و ECE.
- توزیع مراسلات و فیش های حقوقی همکاران.
- اداره امور انبار شامل، نظارت و نگهداری حساب موجودی اجناس و لوازم، دریافت و کنترل اجناس و صدور درخواست خرید کالا و صدور حواله خرید، توزیع لوازم و وسایل فنی و اداری مورد نیاز بخشها و ادارات پژوهشکده برابر دستورات صادره.
- برنامه ریزی در جهت تأمین، نگهداری و توزیع تجهیزات، ملزومات اداری و سایر مواد مصرفی بین واحدهای تابعه بر اساس نیازها و درخواست مورد نظر و برآورد هزینه های خرید آنها.
- ارائه خدمات نقلیه به کلیه بخشها و ادارات پژوهشکده اعم از ماًموریت‌های درون‌شهری و برون‌شهری.
- اداره امور نقلیه از قبیل برنامه ریزی و انجام اقدامات لازم مربوط به وسائط نقلیه پژوهشکده اعم از شماره گذاری، بیمه، مجوز طرح ترافیک، عوارض و نیز رسیدگی، کنترل و نظارت به منظور تعمیرات خودروهای پژوهشکده.
